Un document papier qui doit rejoindre la boîte d’un destinataire passe forcément par un appareil qui le lit, puis par un message qui le transporte. Scanner et envoyer un document par mail paraît simple, mais il existe trois façons de faire, qui varient d’un fabricant à l’autre et demandent chacune une préparation différente. La taille du fichier et la sensibilité du contenu ajoutent leurs propres questions. Nous détaillons ces trois chemins, les limites des messageries et les précautions à prendre pour une pièce d’identité.
En bref
- Scanner et envoyer un document par mail consiste à numériser la feuille, puis à joindre le fichier obtenu à un message, soit depuis l’ordinateur, soit directement depuis l’imprimante multifonction.
- Sur une Canon, les pilotes doivent être installés et la destination du fichier se règle à l’avance dans Canon IJ Scan Utility.
- Sur une Brother, la fonction Numérisation Simple vers E-mail envoie le scan sans configurer de serveur de messagerie, à condition d’avoir enregistré les adresses des destinataires, jusqu’à 10.
- Pour un compte Gmail personnel, la limite de pièces jointes est de 25 Mo ; au-delà, les fichiers sont remplacés par un lien.
- Une copie de pièce d’identité peut être envoyée par e-mail, à condition de ne pas recourir par réflexe à l’envoi ordinaire en fichier joint.
Sommaire7 sections
- 01Qu’est-ce que scanner et envoyer un document par mail ?
- 02Comment numériser depuis l’ordinateur avant d’envoyer le fichier ?
- 03Comment l’imprimante envoie-t-elle seule le scan ?
- 04Quel format et quel poids pour le fichier scanné ?
- 05Comment protéger un document sensible envoyé par mail ?
- 06Questions fréquentes sur l’envoi d’un scan par e-mail
- 07Sources
Qu’est-ce que scanner et envoyer un document par mail ?
Scanner et envoyer un document par mail, c’est transformer une feuille papier en fichier numérique, puis joindre ce fichier à un message électronique. La première étape relève de l’imprimante multifonction ou du scanner. La seconde relève de la messagerie : une fois le fichier créé, il se comporte comme n’importe quelle pièce jointe.
Entre les deux étapes, trois organisations se rencontrent. La première passe par l’ordinateur : on lance la numérisation depuis un logiciel du fabricant, puis on attache le résultat à un nouvel e-mail. La deuxième s’appuie sur la touche SCAN, qui ouvre la messagerie installée sur l’ordinateur avec le fichier déjà joint. La troisième, la plus autonome, envoie le message depuis l’appareil lui-même, sans que l’ordinateur intervienne.
Le choix dépend du modèle et de la façon dont il est raccordé : câble USB ou réseau. Installer les pilotes, enregistrer des adresses ou renseigner des paramètres de serveur évite de buter sur une erreur au moment d’envoyer.
Comment numériser depuis l’ordinateur avant d’envoyer le fichier ?
Le guide d’utilisation de Canon pour sa série TS indique les points à vérifier avant de joindre des données numérisées à un courrier électronique. Sous Windows, les MP Drivers doivent être installés. Sous Mac OS, c’est le pilote du scanner qui doit l’être. Le même guide demande de ne pas brancher ni débrancher le câble USB pendant que l’imprimante fonctionne, ou lorsque l’ordinateur est en veille.
Le raccordement détermine ensuite le réglage sur l’appareil. Pour un ordinateur relié par câble USB, on sélectionne Local (USB). Pour un ordinateur connecté au réseau, on sélectionne l’ordinateur vers lequel transférer les données numérisées. La destination et le nom du fichier sont définis au préalable dans Canon IJ Scan Utility, ou dans Canon IJ Scan Utility Lite sous macOS.
La numérisation se lance alors par le bouton Couleur pour une numérisation en couleur ou par le bouton Noir pour du noir et blanc. Le format se règle dans l’écran des paramètres. L’appareil détecte aussi automatiquement le type des originaux, et l’image est transférée dans la taille, la résolution et le format de données optimisés.
Un document de plusieurs feuilles se traite page après page. Pour poursuivre, on charge l’original suivant sur la vitre d’exposition et on relance la numérisation. Pour arrêter, on touche Fin.
Et avec un logiciel de numérisation générique ?
Un tutoriel pour Windows suit la même logique. Il commence par installer les pilotes du scanner ou de l’imprimante multifonction sur l’ordinateur, si ce n’est pas déjà fait. On appuie ensuite sur « Nouveau scan », en haut à gauche de l’écran, puis sur Aperçu pour prévisualiser le résultat avant de numériser pour de bon.
L’envoi se fait depuis le menu contextuel : « Envoyer à », puis « Destinataire du courrier ». Le fichier est alors joint automatiquement à un nouvel e-mail, qu’il ne reste qu’à adresser et à envoyer.
Comment l’imprimante envoie-t-elle seule le scan ?
Le scan vers e-mail d’une imprimante désigne la capacité de l’appareil à expédier lui-même le document numérisé, comme pièce jointe, à une adresse choisie. Chez Brother, elle prend plusieurs formes selon le modèle, et chacune exige une préparation distincte.
Numérisation Simple vers E-mail
Numérisation Simple vers E-mail est une application Brother qui permet d’envoyer des données numérisées par e-mail directement depuis l’appareil, sans configurer les paramètres d’un serveur de messagerie. Seules les adresses des destinataires doivent être mémorisées au préalable. On place ensuite le document dans le chargeur automatique ou sur le scanner à plat, on choisit l’adresse, et l’appareil numérise puis envoie le fichier comme pièce jointe.
Numériser vers E-mail Serveur
L’autre variante repose sur un serveur. Dans ce cas, la machine Brother doit être connectée au réseau et avoir accès à des serveurs POP3 et SMTP. Les informations nécessaires s’obtiennent auprès du fournisseur d’accès à Internet ou de l’administrateur réseau, si on ne les a pas. C’est la configuration la plus lourde, mais elle évite de passer par l’ordinateur.
La touche SCAN et la messagerie par défaut
Une troisième voie existe pour les modèles de type MFC-J : la touche SCAN numérise le document directement dans l’application de courriel par défaut. L’appareil lance la numérisation, crée le fichier de pièce jointe, démarre la messagerie et affiche un nouveau message qui attend d’être envoyé. L’ordinateur reste donc nécessaire dans ce cas.
| Méthode | Ce qu’il faut | Qui envoie le message |
|---|---|---|
| Canon depuis l’ordinateur | Pilotes installés, destination réglée dans Canon IJ Scan Utility | L’utilisateur, depuis sa messagerie |
| Brother Numérisation Simple vers E-mail | Adresses des destinataires enregistrées | L’appareil |
| Brother Numériser vers E-mail Serveur | Appareil sur le réseau, accès aux serveurs POP3 et SMTP | L’appareil |
| Brother touche SCAN | Application de courriel par défaut | L’utilisateur, depuis le message préparé |
Choisir un modèle capable de ces envois fait partie de l’achat. Notre sélection d’imprimantes laser multifonctions aide à repérer les appareils qui numérisent, avant de regarder ce que chaque fabricant propose en matière d’envoi par e-mail.
Quel format et quel poids pour le fichier scanné ?
Le format se décide au moment de la numérisation. Canon propose PDF, PDF compact et JPEG dans l’écran des paramètres. Brother énumère PDF, PDF adressable, JPEG, DOCX, XLSX et PPTX pour Numérisation Simple vers E-mail.
Le poids compte davantage que le format au moment d’envoyer. Gmail fixe cette limite à 25 Mo pour un compte personnel. Quand la taille totale la dépasse, Gmail supprime automatiquement les fichiers du message et les remplace par un lien dans l’e-mail. Le destinataire reçoit alors un lien et non les fichiers eux-mêmes, ce qui peut surprendre si on attendait une pièce jointe classique.
Comment protéger un document sensible envoyé par mail ?
L’envoi devient délicat quand il s’agit d’une pièce d’identité. Envoyer une copie par e-mail n’est pas nécessairement interdit, mais la pièce jointe ordinaire ne devrait pas être utilisée automatiquement. Un document ne doit pas non plus être demandé simplement « au cas où » : si la démarche n’en a pas besoin, il vaut mieux ne pas l’envoyer.
Plusieurs risques s’attachent à la pièce jointe ordinaire :
- l’erreur de destinataire ;
- le transfert du message à d’autres personnes ;
- les sauvegardes automatiques ;
- la difficulté à supprimer toutes les copies.
Lorsqu’une copie reste nécessaire, on peut y ajouter un filigrane. Un filigrane utile contient le nom du destinataire, la date et le motif précis de la transmission. Il réduit un risque, mais il ne garantit pas qu’un document ne pourra jamais être détourné.
Quelques gestes complètent cette précaution. Il faut activer l’authentification à deux facteurs sur sa messagerie et supprimer les copies locales devenues inutiles, par exemple le fichier resté sur l’ordinateur après l’envoi. Un partage par lien protégé par mot de passe est préférable à la pièce jointe, avec le mot de passe transmis séparément.
Pour un document de plusieurs pages, mieux vaut d’abord le réunir en un seul fichier : voyez comment scanner plusieurs pages en un seul document.
Questions fréquentes sur l’envoi d’un scan par e-mail
Combien de temps faut-il pour scanner et envoyer un document par mail ?
Selon la résolution utilisée, la numérisation peut prendre jusqu’à quelques minutes. Le message part une fois le fichier prêt.
Combien d’adresses peut-on enregistrer sur une Brother ?
On peut mémoriser jusqu’à 10 adresses de destinataires. Il faut les enregistrer avant la première utilisation de cette application.
Où trouver l’adresse IP d’une Brother pour configurer l’envoi par serveur ?
On imprime le rapport de configuration réseau de la machine : il indique l’adresse IP de l’appareil Brother. Pour les paramètres POP3 et SMTP, il faut s’adresser à son administrateur réseau ou à son fournisseur Internet.
Peut-on mettre le mot de passe d’un fichier protégé dans le même e-mail ?
Non. Le mot de passe doit passer par un canal distinct, et il ne faut jamais le placer dans le même e-mail que la pièce jointe.
Une application d’identité numérique remplace-t-elle la photocopie ?
Pas automatiquement. France Identité ne remplace pas la photocopie dans toutes les démarches : la réponse dépend de ce que l’organisme destinataire accepte pour la démarche concernée.
Sources
- Canon, « Envoi des données numérisées sous forme d'e-mail à partir de l'ordinateur » (série TS8000), https://ij.manual.canon/ij/webmanual/Manual/All/TS8000%20series/FR/UG/ug_s_xx_02.html, consultée le 21 octobre 2026.
- Canon, « Envoi des données numérisées sous forme d'e-mail à partir de l'ordinateur » (série TS6200), https://ij.manual.canon/ij/webmanual/Manual/All/TS6200%20series/FR/UG/ug-062.html, consultée le 21 octobre 2026.
- Brother, « Numérisation facile vers e-mail » (MFC-8950DWT), https://support.brother.com/g/b/faqend.aspx?c=fr&lang=fr&prod=mfc8950dwt_us_eu&faqid=faq00100239_000, consultée le 21 octobre 2026.
- Brother, « Configurer et utiliser la fonction Numériser vers E-mail Serveur » (MFC-9340CDW), https://support.brother.com/g/b/faqend.aspx?c=fr&lang=fr&prod=mfc9340cdw_all&faqid=faq00003062_002, consultée le 21 octobre 2026.
- Brother, « Numériser un document et l'envoyer comme pièce jointe par courriel en utilisant la touche SCAN de l'appareil Brother » (MFC-J280W), https://support.brother.com/g/b/faqend.aspx?c=ca&lang=fr&prod=mfcj280w_us&faqid=faq00002783_005, consultée le 21 octobre 2026.
- Dépôt Sécurisé, « Envoyer une pièce d’identité par e-mail : quelles précautions prendre ? », https://depot-securise.fr/ressources/envoyer-piece-identite-par-mail, consultée le 21 octobre 2026.
- Prod-info, « Scanner un document et l'envoyer par mail », https://www.prod-info.fr/comment-scanner-un-document-et-lenvoyer-par-courrier-electronique/, consultée le 21 octobre 2026.
- Aide Gmail, « Envoyer des pièces jointes dans un message Gmail », https://support.google.com/mail/answer/6584?hl=fr, consultée le 21 octobre 2026.